Antigamente as empresas precisavam emitir todo e qualquer documento fiscal à mão, o que demandava muito tempo e trabalho. Além disso, por lei, é necessário que essa documentação fique armazenada na empresa durante cinco anos, o que fazia com que os empreendimentos armazenassem muitas notas ao longo desse tempo, prejudicando na gestão e até mesmo o espaço do estabelecimento.
Ainda existem muitas empresas que utilizam esse método de emissão de documentos fiscais atualmente, porém já não é mais aconselhável, até porque as novas diretrizes da legislação exigem outro formato de emissão devido à constante busca em melhorar o trabalho de gestão, tanto do consumidor quanto do comerciante. Dessa situação, o DF-e (Documento Fiscal Eletrônico) surgiu e começou a ser utilizado aos poucos.
Essa modalidade constitui todos os tipos de documentação fiscal que já existiam e os emite no formato XML, que possui convênio com a Secretaria da Fazenda a níveis estaduais e municipais, pelo meio digital, simplificando o preenchimento. O DF-e passou a ser obrigatório em algumas partes do país e já é utilizado em grande parte das empresas que prestam serviços ou realizam vendas rotineiramente.
Quais os DF-e existentes?
Como uma forma de facilitar o processo de legislação para as vendas e prestação de serviços, os DF-e foram divididos em diversas categorias para se enquadrarem nos diversos tipos de comércio existentes. Basicamente, os formatos disponíveis de emissão servem para substituir os antigos, levando todo tipo de nota para o meio digital.
- NF-e
A NF-e (Nota Fiscal eletrônica) é um documento que deve ser emitido toda vez que houver movimentação de produtos palpáveis, como a venda ou devolução de uma mercadoria.
- NFC-e
A NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é um documento que foi desenvolvido especificamente para o varejo, propondo uma opção totalmente eletrônica para substituir os atuais documentos físicos utilizados por esse segmento.
- NFS-e
A NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico) foi criada para emitir ordens de serviço, visto que toda e qualquer prestação de trabalho deve emitir uma nota, confirmando que o serviço foi prestado ao cliente dentro da legislação brasileira.
- CT-e
O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) estabelece critérios para acompanhar o transporte de uma mercadoria vendida. O documento visa adicionar o processo de frete na legislação.
- MDF-e
O MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos) é um documento que deve ser emitido por todas as empresas que prestam serviços de transporte, com o objetivo de fiscalizar todas as características do transporte, como a identificação da unidade de carga.
Como emitir um DF-e?
A emissão de um documento fiscal eletrônico precisa de um software específico para isso junto a um certificado digital. A partir do acesso a essa ferramenta, basta seguir os passos de cadastramento do processo de transação, que pedirá informações como CNPJ do emissor, CNPJ ou CPF do destinatário, mercadoria vendida ou serviço prestado, preço do processo como um todo, detalhamento de taxas a serem pagas, entre outros. Após concluída a emissão, serão gerados três arquivos: o documento solicitado, uma Danfe e um XML.
A Danfe se trata de uma versão do documento emitido que deve ser impresso em duas vias e assinado por ambas as partes do processo. Já o XML é um arquivo que deve ser enviado para a Secretaria da Fazenda, pois é a partir dele que a venda se torna legal perante a legislação. Esse compartilhamento geralmente é realizado pelo contador, mas existem alguns softwares que automatizam o envio logo após a emissão do documento.
Muitas empresas possuem uma grande demanda de processos mensais, o que acaba os levando a desenvolver uma solução própria de gestão fiscal. Porém, além dessa forma de resolver esse problema, existem os softwares gratuitos disponibilizados pela Secretaria da Fazenda, mas não é muito recomendado para negócios que possuem altas demandas. A recomendação é de que se procure uma empresa focada em soluções fiscais e forneça o software capaz de realizar essa tarefa, poupando preocupações.
Que tipo de benefício o DF-e proporciona?
A documentação fiscal eletrônica pode trazer muitos benefícios para uma empresa, além de mantê-la sempre atualizada. Com a gestão fiscal no meio digital, é possível ter um maior controle sobre as notas emitidas pelo período exigido, por lei, em que elas devem ficar armazenadas, que nesse caso é de 5 anos.
As notas emitidas ficam disponíveis para consulta na internet, tanto para o emissor quanto para o consumidor, o que ajuda até mesmo a não manter um número grande de papéis guardados em um canto do estabelecimento. Outro ponto a ser levado em consideração é o fato de que o compartilhamento das notas com os órgãos necessários é muito mais rápido e fácil.
O DF-e também facilita na gestão dos documentos em casos de empresas com muitas filiais, onde notas feitas à mão podem se perder com certa frequência, ou o entendimento nos momentos de analisar as vendas pode se tornar um tanto quanto falho.
Quais os participantes de um DF-e?
Existem seis tipos de denominação de participantes que podem constar em um DF-e, mas elas dependem de qual tipo de documento será emitido. Nesse caso, alguns desses arquivos podem conter todas as seis, sendo que outros podem conter apenas um tipo de participante.
- Emitente
Essa denominação demonstra quem está emitindo o DF-e.
- Destinatário
Nesse tópico consta quem irá receber o documento que está sendo emitido.
- Remetente
Essa denominação é utilizada para mostrar de onde a mercadoria está saindo.
- Tomador
É utilizada apenas para serviços, demonstrando quem foi a pessoa que contratou o trabalho.
- Expedidor
Documenta a pessoa responsável pelo despacho de uma mercadoria. Ela pode ser o próprio destinatário.
- Recebedor
Aquele quem recebe a mercadoria, também pode ser o destinatário.
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Esse artigo conseguiu ajudar você a entender melhor sobre os DF-e? Veja também o que é um CIOT e para que serve.
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